Planning & Preparation for Meeting

আপনার মিটিংগুলো প্রোডাক্টিভ হচ্ছে তো?

আমাদের অনেকের কাছেই মিটিংকে ওয়েস্ট অফ টাইম মনে হয় প্ল্যানিং, প্রিপারেশন এবং সঠিকভাবে অর্গানাইজড না হওয়ার কারণে।
কিন্তু একইভাবে ছোট একটি ওয়েল প্ল্যানড মিটিং হতে পারে সাধারণের চেয়ে ৩X বেশী প্রোডাক্টিভ!
একটি মিটিং সাধারণত কল করা হয় কোনো ডিসিশন নেওয়ার সময়, প্রবলেম সলভিংয়ের জন্য, ফিডব্যাক-আইডিয়া জেনারেশন বা কোনো ইমপ্রুভমেন্ট রিফ্লেক্ট করতে।

ইফেক্টিভ একটি মিটিং প্ল্যান করার ৩টি স্টেজ আছেঃ

১. মিটিংয়ের পূর্বে

২. মিটিংয়ের সময়

৩. মিটিং শেষে

মিটিং প্ল্যন করার পূর্বে সর্বপ্রথম আমাদের এভালুয়েশন করতে হবে যে মিটিং আমরা করতে চাচ্ছি সেটা আসলেই জরুরি কিনা এবং বিষয়টি অনলাইন মিডিয়াতে বা সবাই একত্রিত না হয়েও কোনোভাবে সলভ করা যায় কিনা? যদি জরুরি হয় তবেই আমরা পরবর্তী ধাপে যাব।

দ্বিতীয়ত, শুধুমাত্র যাদের এই মিটিংয়ে থাকা প্রয়োজন তাদেরকেই ইনভাইট করা। এতে মিটংয়ের আলোচনা অনেক প্রোডাক্টিভ হয়।

তৃতীয়ত, এজেন্ডা এবং টাইম লিমিট সেট করা, এর ফলে শুধুমাত্র গুরত্বপূর্ণ টপিকগুলোই আলোচনা করা হবে এবং টপিকের বাইরের ডিসকাশন কম হবে।

মিটিংয়ের অন্তত ২৪ ঘন্টা পূর্বে অবজেক্টিভ, লোকেশন, রিসোর্স, ব্যাকগ্রাউন্ড মেনশন করে একটি ফরমাল ইনভাইটেশন দেওয়াটা জরুরি।

মিটিংয়ের সময় প্রথম বিষয় হলো টাইমিং।
কথায় আছে, Early is on time, On time is late”
মিটিং শুরু হওয়ার পূর্বে উপস্থিত হয়ে রুম এবং লজিস্টিকস ঠিকঠাক আছে কিনা তা চেক করতে হবে। মিটিংয়ের সময় ফোন সাইলেন্ট মোডে রাখতে হবে এবং এসময় ব্যক্তিগত কাজ করা বা মনযোগ না দেওয়া অনুচিত।
মিটিংয়ের এজেন্ডা এবং আইটেম অনুযায়ী আউটলাইন সেট করতে হবে যেন মিটিংয়ের ট্র্যাক ঠিক রাখা যায়।

এছাড়াও নোট টেকিং,গুরত্বপূর্ণ ডিসকাশনগুলে লিখে রাখা যেন পরবর্তীতে ব্যবহার করা যায়।
মিটিং শেষে নোটগুলো থেকে মিটিংয়ের সামারি রেডি করা এবং সকল পার্টিসিপ্যান্ট কে সেন্ড করা এবং প্রোগ্রেস এভালুয়েশন করা গুরুত্বপূর্ণ।
আমাদের মনে রাখতে হবে ১ঘন্টার একটি আনপ্ল্যান্ড মিটিং শুধু ১ঘন্টা নষ্ট করেনা, মিটিংয়ে ১০জন উপস্থিত থাকলে একটি অর্গানাইজেশনের ১০ঘন্টা লস হয়।